访客管理-我们是否收集了正确的访客信息?

工作场所的访客管理正在发生变化。带手写徽章的纸质日志本过去已经足够了，现在正让位于更专业和自动化的解决方案。我想分享一些在访问者管理解决方案中管理数据的见解，这些见解是我在与学校、公司办公室、医院和其他机构交谈时发现的。在这些谈话中，我发现信息对这些现代组织的每个要素都至关重要，访客管理也不例外。在实现访问者管理解决方案时，首先要做的决策之一涉及从进入的访问者收集的信息。

通常，允许或拒绝进入您的设施的决定以及给予访问者的访问类型是基于访问者解决方案接收到的信息。在当今世界，从普通游客那里可以收集到大量的信息。由于有大量的潜在数据，最好的方法是提出一个简单的问题:“对组织来说什么是重要的?”

在高度监管的行业中运营的组织，如金融服务或政府办公室，可能会发现自己在信息收集方面非常细致。并不是每个组织都面临同样的审查，因此让访问者提供大量的字段(可能永远不会被查看)，有可能降低数据的质量。这种情况发生在访问者和操作员赶时间的时候，他们会填写任何东西来加快进程。为了达到正确的平衡，可以问以下问题:哪些信息对业务重要?知道每个来访者的职位有什么价值吗?地址真的有必要吗?

在这方面有一个很好的练习，那就是想想你可能想从来访者那里问的每一条信息。然后，按照他们对公司的重要性排序。最后，问一问:大多数访问者回答所有问题需要多长时间?

为了更好地从访问者那里收集正确的数据点组合，请记住以下几点:

• 惟一标识符访客管理解决方案需要一种方法来知道周三访问的约翰·史密斯不是周五访问的约翰·史密斯。唯一标识符对于保持访客记录的准确性和组织性至关重要。因为人们经常共享名字，所以它们不能作为唯一标识符。过去使用的其他类型的信息，如社会安全号码，现在被认为过于敏感，不能作为记录的一部分存储。如今几乎每个人都有一个独一无二的信息，那就是他们的电子邮件地址。考虑将电子邮件地址作为访客管理系统的必填项，并将其用作唯一标识符。
• 记录保留访客管理系统创建和保存的数据量在一定程度上取决于平均每天有多少访客来到设施。保存的数据量可能会迅速增加，导致访问者管理系统运行更慢，因为要搜索的记录更多。创建并遵循记录保留时间表将提高系统性能，使记录更容易定位，有助于遵守行业或政府法规，并降低诉讼风险。通常情况下，在系统中存储数据至少90天，然后将其移动到存档中，保存一到三年。最终，时间框架取决于组织的需要。
• 访客管理相关标准-因为有规定规定信息何时以及如何存储和共享，熟悉适用于访问者管理领域的标准是一个好主意。有些将只涉及特定行业的组织;其他将取决于设施的地理位置。例如，欧盟在隐私和数据收集方面的法律比美国更严格。以下是一些可能影响您的组织的法规:支付卡行业(PCI)标准、健康等级7®(HL7)、健康保险可携带性和责任(HIPAA)以及关于信息安全的标准(ISO/IEC 27002)。

如果您的组织有一个合规部门，您将希望查询不应该保留的信息，例如社会安全号码、家庭地址、生日和其他形式的个人身份信息(PII)。

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